Il tempo, una risorsa preziosa per imparare a gestire se stessi

Sovente, considerando i molteplici impegni che abbiamo, ci capita di pensare che 24 ore in una giornata non siano abbastanza. Gli impegni sono sempre molti, è vero, ma è importante considerare una programmazione strategica per riuscire a gestire al meglio il proprio tempo e le proprie attività.

Tutto ciò che una persona riesce a portare a termine nel corso della propria giornata, dipende dalla sua energia, dalla sua motivazione, dalla sua capacità e da molte altre risorse, ma anche e soprattutto dal tempo.

La gestione del proprio tempo è quindi un aspetto fondamentale e riuscire in questo significa sfruttare in maniera intelligente il proprio lavoro; e non solo quest’ultimo risulterà così più facile, ma anche soddisfacente.

Come ottenere una buona gestione del tempo?

Riuscire a conciliare gli impegni lavorativi, le scadenze, la vita privata e le proprie passioni diventa spesso una delle principali fonti di stress e demotivazione per l’individuo, e gestire il tempo sembra proprio un’ardua impresa. La cosa migliore da fare è quindi fermarsi un momento, giusto per capire come organizzare al meglio la propria giornata, questa è la chiave giusta per riuscire a gestire il tempo che si ha a disposizione.

È possibile trasformare l’ansia in una strategia vincente, svolgendo al meglio ogni attività e nel minor tempo possibile; ma per riuscire è necessario applicare alcune semplici regole alla propria routine quotidiana.

• La prima cosa da fare per rendere efficiente la gestione del proprio tempo è quella di preparare una lista delle attività che si intende portare a termine. È importante stilare un calendario giornaliero, settimanale e mensile, molto utile soprattutto per evitare dimenticanze, scadenze e avere così una visione più ampia delle attività a medio-lungo termine. Inoltre, una volta terminata un’attività, eliminarla dalla propria lista risulterà essere un’azione gratificante e aiuterà a vedere i progressi fatti.
  
• Dopodiché si andrà a riordinare le attività elencate in base alle priorità. Ciò significa che bisogna capire quali sono gli obiettivi che vanno raggiunti per primi e quali invece sono meno importanti e possono essere slittati. In tal caso sarebbe quindi opportuno considerare gli obiettivi e stabilirne delle scadenze, rispettandole.
  
• Un’altra regola è quella di saper gestire la propria energia. È importante conoscere i propri limiti fisici e saper gestire le proprie riserve di energia ritagliandosi ogni giorno uno spazio per se stessi, così come praticare dell’attività fisica, seguire un’alimentazione sana ed equilibrata e senza dimenticarsi delle ore di sonno rigeneranti. Programmare una pausa è fondamentale per svagare la mente e ritrovare le energie.
  
• Nel caso ci si trovasse a lavorare in un team, una regola da seguire è quella di chiedere il supporto dei colleghi, così come confrontarsi a vicenda e fare un’organizzazione dei vari compiti. Questo aiuterà a migliorare le performance e consentirà di lavorare in maniera più efficiente, mantenendo il focus sugli obiettivi da raggiungere.
  
• Un altro passo fondamentale, che sembra essere di notevole aiuto, è quello di suddividere le attività in piccoli step e distribuirli nel corso della giornata. Questo perché, in genere, il nostro cervello tende a vedere le cose nel loro insieme, cosa che risulterebbe essere più difficile a livello cognitivo. Quindi sarebbe buona cosa suddividere le attività in piccoli step e a seconda delle priorità.
  
• Un’altra tecnica efficace è quella di trovare il posto ideale in cui svolgere le attività. Molte persone suggeriscono infatti di fare delle prove, testare luoghi diversi e trovare quello più adatto alle proprie necessità. È importante avere uno spazio fisico in cui riuscire a concentrarsi e ad essere produttivi, luoghi che saranno diversi a seconda dell’individuo: c’è chi non sopporta il rumore e tenderà quindi a trovare un luogo molto silenzioso, chi invece preferisce avere suoni o rumori di sottofondo, o ancora chi riesce e preferisce lavorare in luoghi pubblici affollati.
  
• Molto importante è cercare di non procrastinare. Uno dei nemici dell’efficienza lavorativa è quella di rimandare un’attività; spesso lo si fa con i lavori più noiosi, ma così facendo si può rischiare di portare a trascorrere la giornata su compiti sbagliati, generando più stress e difficoltà, spesso anche dettato dal senso di colpa per aver rimandato un’attività.
  
• Un’altra regola è quella di saper sfruttare i cosiddetti “tempi morti”, ad esempio quegli spazi di tempo in cui si rimane bloccati nel traffico per ore o che si trascorrono sui mezzi pubblici, o magari in coda in un supermercato o all’ufficio postale. Vi sono molti tempi morti, ma se questi non sono troppo lunghi li si potrebbero considerare come dei momenti di pausa e quindi rilassarsi o svagarsi; oppure li si potrebbe vedere come una grande risorsa per guadagnare tempo prezioso e adoperarli al meglio.
  
• Infine, l’utilizzo dei weekend. In genere il fine settimana lo si utilizzerebbe per riposare e per divertirsi dopo una settimana impegnativa, approfittando anche per fare delle commissioni che non si era riusciti a svolgere. Con questo non significa che bisogna sacrificare il proprio weekend, ma in caso di necessità a causa della troppa mole di lavoro settimanale e di impegni, si potrebbe sfruttare almeno qualche ora e poi dedicare il resto del tempo a se stessi e alle proprie passioni. Potrebbe quindi risultare un valido aiuto per alleggerire il carico di lavoro, oppure per rimettersi in pari terminando ciò che si era lasciato da parte.

Conclusioni

Per concludere, per gestire le proprie attività sarebbe di grande aiuto seguire alcune semplici regole. Non si tratta di regole assolute, ma di suggerimenti che potrebbero aiutare a sfruttare meglio il tempo che si ha a disposizione. Anche perché, come per ogni altra cosa, è tutto soggettivo: ogni individuo è a sé e sta a noi trovare il modo migliore per affrontare la nostra quotidianità.

Quindi, per riassumere: ciò che si può gestire è se stessi, non il tempo; dopo aver stilato una lista delle attività da svolgere le si andranno a definire a seconda delle priorità e poi le si suddivideranno per step nell’arco della giornata; si lavorerà nel luogo che ci rende più efficienti e produttivi, programmando anche delle pause per recuperare le energie; si dovrà far buon uso dei tempi morti e con moderazione si potranno valutare anche i fine settimana per alleggerire il proprio carico di lavoro. Il tutto con l’utilizzo di un calendario o di un’agenda – cartacei od elettronici, a piacimento – e cercando di non rimandare i lavori più noiosi.

Infine, potrebbe essere di grande aiuto dedicare una decina di minuti ogni mattina per organizzarsi l’intera giornata ed eventualmente apportare modifiche o correzioni sulla propria programmazione lavorativa, sempre ricordando che gli imprevisti – come dice la parola stessa – non sono programmabili.

Si tratta quindi di piccole accortezze e suggerimenti per essere più produttivi; non si può aggiungere del tempo alle proprie giornate, ma lo si può sfruttare nel migliore dei modi.

Valeria Glaray